開展精細(xì)化管理,創(chuàng)建節(jié)約型后勤
文章出處:http://www.nyfzw.net 作者:哈爾濱工業(yè)大學(xué)后勤集團(tuán)總經(jīng)理、黨委書記 人氣: 發(fā)表時(shí)間:2008年05月21日
[文章內(nèi)容簡(jiǎn)介]:
2007年全國(guó)高校后勤工作面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn),物價(jià)持續(xù)上漲、勞動(dòng)力成本增加、新《勞動(dòng)合同法》頒布等等,給國(guó)家投入本身就不足的高等學(xué)校帶來巨大的困難,尤其是如何穩(wěn)定食堂價(jià)格,保證飯菜質(zhì)量,維護(hù)學(xué)校的穩(wěn)定大局成為各高校工作的重點(diǎn)。
年初,哈爾濱工業(yè)大學(xué)黨委確定了“用精細(xì)化管理加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè),以勤儉辦學(xué)推動(dòng)學(xué)??沙掷m(xù)發(fā)展”的指導(dǎo)思想,全校上下緊緊圍繞學(xué)校黨委提出的工作指導(dǎo)思想確定各自的工作目標(biāo),我校后勤集團(tuán)積極響應(yīng),率先在學(xué)校開展精細(xì)化管理,創(chuàng)建節(jié)約型后勤,一年來做了大量的工作,取得了實(shí)際效果,提高了后勤管理與服務(wù)的水平,得到師生的認(rèn)可,為學(xué)校的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。
一、實(shí)施精細(xì)化管理,全面提高后勤管理與服務(wù)水平
精細(xì)化管理作為一種新理念和管理手段,受到人們的高度重視。由于高校后勤工作的自身特點(diǎn),實(shí)施精細(xì)化管理,對(duì)全面提高后勤管理與服務(wù)水平起著重要的作用。我校后勤集團(tuán)從2006年開始在全集團(tuán)開展精細(xì)化管理與服務(wù),取得了很好的效果。
(一)以制度建設(shè)夯實(shí)管理規(guī)范
后勤集團(tuán)在標(biāo)準(zhǔn)化管理與服務(wù)的基礎(chǔ)上,按照精細(xì)化管理的要求修訂標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書,編寫了十三萬字的《精細(xì)化管理與服務(wù)員工手冊(cè)》。內(nèi)容涵蓋目標(biāo)要求、工作守則、工作規(guī)范、工作要點(diǎn)、注意事項(xiàng)、服務(wù)禮儀、工作須知、服務(wù)禁忌、文明用語(yǔ)、常見問題的提示、安全工作注意事項(xiàng)等十幾個(gè)方面。100%的集團(tuán)員工進(jìn)行了培訓(xùn),在培訓(xùn)中號(hào)召全體員工在精細(xì)化管理中要做到:365天天天抓落實(shí),保證服務(wù)質(zhì)量不降低;365天天天做好每一件事,堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)不走樣。
(二)以基礎(chǔ)建設(shè)夯實(shí)管理根基
后勤工作包括水、電、暖、公用房、家屬住宅等,存在大量的數(shù)據(jù)信息,如果哪個(gè)信息不清楚都會(huì)給服務(wù)工作帶來困難,因此后勤集團(tuán)十分重視加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的建設(shè)。從全校地下水、電、暖的管網(wǎng)信息的整理繪制,到公用房和家屬住宅各樓的暖氣跑風(fēng)位置,以及7000余戶的聯(lián)系方式;從供暖的每天的天氣溫度紀(jì)錄,到每日耗煤量與往年相比的數(shù)據(jù)信息(為看天供暖提供信息);從進(jìn)餐人數(shù)和消費(fèi)情況的統(tǒng)計(jì),到主副食原材料投量、花色品種和菜價(jià)的確定;從供應(yīng)商的產(chǎn)品信息,到物資采購(gòu)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)信息的建立等等,都做到了數(shù)據(jù)翔實(shí),管理精細(xì)。
(三)以閉環(huán)管理實(shí)現(xiàn)最優(yōu)控制
閉環(huán)管理是實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的一個(gè)重要手段,后勤集團(tuán)通過與各單位簽訂《目標(biāo)責(zé)任書》,建立了量化考核機(jī)制。制定了《精細(xì)化管理檢查評(píng)分細(xì)則》,監(jiān)督落實(shí)精細(xì)化管理。聘請(qǐng)學(xué)生監(jiān)察員進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)察,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。從而實(shí)現(xiàn)了服務(wù)質(zhì)量隨時(shí)監(jiān)控,服務(wù)水平不斷提高。
(四)以主動(dòng)服務(wù)贏得師生信任
通過開展精細(xì)化管理,統(tǒng)一了思想認(rèn)識(shí),由過去的你要我做,變?yōu)槲乙?,改變了被?dòng)狀態(tài),實(shí)現(xiàn)了主動(dòng)為學(xué)校和師生服務(wù),后勤集團(tuán)服務(wù)滿意度由2006年的86.6%,上升到2007年的95.94%。
一是服務(wù)于學(xué)校大局,不等不靠。為滿足學(xué)校重大接待任務(wù),集團(tuán)自籌資金700萬元對(duì)西苑賓館進(jìn)行裝修改造,為圓滿完成本科教學(xué)評(píng)估、總參將軍學(xué)習(xí)班、哈工大與中國(guó)航天等一系列重大接待任務(wù)提供了硬件保證。自籌資金100余萬元,對(duì)海燕酒店進(jìn)行了部分裝修改造,使得海燕酒店今年榮獲了“黑龍江省政府黨政機(jī)關(guān)出差定點(diǎn)飯店”和三星級(jí)酒店。自籌資金在二校區(qū)開辦幼兒園,解決二校區(qū)教職工子女入園難的問題。
二是將“以服務(wù)對(duì)象為本”的理念貫穿到各項(xiàng)工作中去。開展精細(xì)化管理以來,用心服務(wù)的職業(yè)習(xí)慣正逐步養(yǎng)成。學(xué)生公寓為畢業(yè)生提供免費(fèi)紙箱、蛇皮袋、膠帶等用品,并開通了夜晚叫醒服務(wù),避免同學(xué)們因睡過頭而耽誤旅程。當(dāng)教師剛下課,一盆洗手的溫水已經(jīng)為教師準(zhǔn)備好,讓教師們感到服務(wù)的溫馨,等等。目前,后勤集團(tuán)上下形成了主動(dòng)找問題,主動(dòng)解決問題,注重實(shí)際效果,落實(shí)精細(xì)化管理的良好風(fēng)氣。
三是搭建與服務(wù)對(duì)象的溝通平臺(tái),虛心聽取師生員工的意見和建議,不斷改進(jìn)工作,做好服務(wù)。后勤集團(tuán)開通后勤服務(wù)一線通“59188591”電話、總經(jīng)理信箱等,及時(shí)回復(fù)并解決服務(wù)問題,得到了師生的贊揚(yáng)。
二、開展崗位練兵,全面提高后勤服務(wù)質(zhì)量
為深入、扎實(shí)地開展精細(xì)化管理工作,后勤集團(tuán)在2007年開展了以“練技能、學(xué)管理、比業(yè)績(jī)、做貢獻(xiàn)”為主題的崗位練兵活動(dòng)。旨在通過崗位練兵練就過硬本領(lǐng),以精湛、嫻熟的技能服務(wù)于廣大師生,不斷提高后勤集團(tuán)服務(wù)質(zhì)量。
(一)全員參與,全員提高
后勤集團(tuán)所屬單位都召開了動(dòng)員大會(huì),結(jié)合集團(tuán)要求提出了活動(dòng)口號(hào),如“領(lǐng)導(dǎo)帶頭、全員參與、集體練兵、整體提高”,“人人參加練兵,人人受到教育,人人得到提高”等。廣大集團(tuán)員工的積極性空前高漲,崗位成了員工的比武場(chǎng),大家結(jié)合自己的日常工作,開展豐富多彩的練兵活動(dòng),形成了人人參與,比學(xué)趕幫的練兵熱潮。
(二)注重策劃,務(wù)求實(shí)效
為使崗位練兵取得實(shí)際效果,各單位都認(rèn)真策劃了活動(dòng)方案,制定了練兵活動(dòng)推進(jìn)表,落實(shí)了責(zé)任人。崗位練兵一是做到了100%參加培訓(xùn);二是標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書和精細(xì)化管理手冊(cè)在活動(dòng)中得到較好的落實(shí);三是將節(jié)約和安全工作納入其中,進(jìn)行全方位訓(xùn)練;四是通過練兵整體服務(wù)技能有明顯提高,涌現(xiàn)出一些出類拔萃的技術(shù)能手和業(yè)務(wù)尖子。在技能展示大會(huì)上,公寓中心的服務(wù)員展示了看學(xué)生照片就能100%辨識(shí),準(zhǔn)確說出學(xué)生姓名、所在學(xué)院、房間號(hào)等信息;郵政部員工可以在任意說出郵寄重量和地址后,立即準(zhǔn)確答出所需費(fèi)用,并且還能對(duì)各地郵編張口即答;住宅部的員工可以在隨意說出某位老師姓名的情況下,立即回答出所在單位,家庭門牌號(hào)和聯(lián)系電話;在觀看廚藝展示時(shí),在場(chǎng)觀眾更為一塊面抻出4600根細(xì)如發(fā)絲的絕活所贊嘆,也為拋餅薄如蟬翼,附在報(bào)紙上字跡清晰可辨的高超技藝所折服。
(三)發(fā)明創(chuàng)造,才智體現(xiàn)
在崗位練兵展示會(huì)上,4個(gè)單位向大家展示了實(shí)用勞動(dòng)工具和科技小發(fā)明等成果50余項(xiàng)。其中既有方便工作的節(jié)能燈高空安裝器、多功能手動(dòng)鉆具、割玻璃規(guī)尺、門楣擦等工具,又有撒水車過濾器等保護(hù)設(shè)備的工具。這些工具既節(jié)省人力、物力、又確保工作高質(zhì)、高效。還有一些層次比較高的發(fā)明,如動(dòng)力維修中心自行研發(fā)的LED聲控照明燈、控制柜防盜報(bào)警器、光控路燈裝置等設(shè)備,具有較強(qiáng)的實(shí)用功能,在校區(qū)內(nèi)將陸續(xù)推廣。
三、以人為本,厲行節(jié)約,建設(shè)節(jié)約型后勤
在管理中后勤集團(tuán)抓住資金資源、資產(chǎn)資源和人力資源三個(gè)管理要素,采取了一系列措施,取得了明顯成效。
(一)實(shí)行財(cái)務(wù)剛性預(yù)算,抓好宏觀控制
為了有效地控制成本,后勤集團(tuán)實(shí)行了嚴(yán)格的財(cái)務(wù)預(yù)算審查制度,一是對(duì)每一項(xiàng)支出都進(jìn)行嚴(yán)格的審查,不合理的堅(jiān)決取消;二是對(duì)辦公設(shè)備預(yù)先進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研,避免雖然是合理支出但預(yù)算虛高;三是對(duì)各單位定出高標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)指標(biāo);四是實(shí)行財(cái)務(wù)剛性預(yù)算,嚴(yán)禁突破。在這樣一個(gè)預(yù)算制度下,各單位每月進(jìn)行一次預(yù)算執(zhí)行情況匯報(bào),嚴(yán)格控制成本,學(xué)會(huì)了精打細(xì)算。
(二)開發(fā)資產(chǎn)資源,促進(jìn)資源效益最大化
后勤集團(tuán)將所有能夠利用的資產(chǎn)資源挖掘出來,通過市場(chǎng)調(diào)研,對(duì)資源進(jìn)行分類,統(tǒng)一規(guī)劃,提高了資源的利用率,獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。
(三)合理設(shè)崗,充分發(fā)揮人力資源的效益。
后勤集團(tuán)推行扁平化管理,減少管理層次,開展了崗位設(shè)置和薪酬改革,合理設(shè)置崗位,明確崗位職責(zé),鼓勵(lì)“一人多崗滿量”,減少冗余人員,從而降低了服務(wù)成本,提升了人力資源效益。
(四)厲行節(jié)約,向節(jié)約要效益
后勤集團(tuán)出臺(tái)了一系列管理措施控制運(yùn)行成本,節(jié)約經(jīng)費(fèi)支出。先后出臺(tái)了《固定資產(chǎn)和低值設(shè)備購(gòu)置管理暫行辦法》、《關(guān)于招待費(fèi)管理問題的補(bǔ)充規(guī)定》、《關(guān)于機(jī)動(dòng)車輛保險(xiǎn)服務(wù)實(shí)行團(tuán)購(gòu)的通知》等規(guī)定,發(fā)出厲行節(jié)約倡議書,總結(jié)出14條節(jié)約措施,涵蓋了辦公用品、設(shè)備改造、節(jié)油節(jié)電節(jié)水、低值易耗品和零件的修舊利廢、車輛使用油耗和維修控制、差旅費(fèi)和招待費(fèi)控制、通訊支出控制等所有方面,這些措施大大地節(jié)約了成本,減少了浪費(fèi)。2007年與2006年相比,5種低值易耗品的統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu),年節(jié)約經(jīng)費(fèi)5萬元,汽車團(tuán)購(gòu)保險(xiǎn)年節(jié)約10萬元,招待費(fèi)減少28.9%,差旅費(fèi)減少34.05%。
四、采取有效措施,穩(wěn)定食堂價(jià)格,保證飯菜質(zhì)量
2007年物價(jià)比2006年同期大幅度上漲,我校食堂的采購(gòu)成本07年比06年增加6.1%,同時(shí)07年勞動(dòng)力價(jià)格也大幅度上漲,給學(xué)校飲食工作帶來巨大的壓力和困難。后勤集團(tuán)反復(fù)開會(huì),研究對(duì)策,應(yīng)對(duì)物價(jià)上漲,維護(hù)學(xué)校的穩(wěn)定。
(一)積極溝通:召開學(xué)生總會(huì)、研究生總會(huì)對(duì)話會(huì),參加學(xué)生“爭(zhēng)鳴論壇”,與學(xué)生面對(duì)面進(jìn)行交流。針對(duì)學(xué)生提出的意見和建議,積極改進(jìn)食堂工作,提高服務(wù)質(zhì)量。
(二)想方設(shè)法降低采購(gòu)成本:在采購(gòu)方面采取了分析市場(chǎng)趨勢(shì),通過競(jìng)價(jià)談判、價(jià)格簽約、囤貨儲(chǔ)備等措施,降低了采購(gòu)成本,緩解了物價(jià)上漲的壓力。
(三)采取措施降低運(yùn)行成本:在內(nèi)部改革上,對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真分析,采取有效措施。一方面在物流管理方面,變分散管理為集中管理,合并庫(kù)房16個(gè),減少冗余人員,降低庫(kù)存資金的占用,加快了商品周轉(zhuǎn)。另一方面,在投料數(shù)量、菜品出成率管理方面,設(shè)計(jì)了統(tǒng)一的管理軟件,將改變隨個(gè)人習(xí)慣而操作產(chǎn)生的質(zhì)量不穩(wěn)定和出菜率不一致的問題,大大降低了損耗。同時(shí),積極開發(fā)花色品種,開展了拿手菜、招牌菜、特色菜申報(bào)活動(dòng),完成標(biāo)準(zhǔn)菜譜樣本設(shè)計(jì),編制標(biāo)準(zhǔn)菜譜500余種。
五、落實(shí)《勞動(dòng)合同法》,規(guī)范勞動(dòng)用工
《 勞動(dòng)合同法》的頒布,是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的重大舉措,也是保障民生問題的重要法律。但該法頒布后,在全國(guó)范圍內(nèi)也引發(fā)了諸多爭(zhēng)論和風(fēng)波,引起了社會(huì)各界廣泛關(guān)注。如何積極應(yīng)對(duì)《勞動(dòng)合同法》的實(shí)施,規(guī)避用工風(fēng)險(xiǎn),也是我們高校后勤面臨的重要課題。下面將我們學(xué)校后勤用工的有關(guān)情況和一些初步想法與大家共同交流。
(一)基本情況
我校后勤集團(tuán)現(xiàn)有員工總數(shù)為2732人(不含集體所有制企業(yè)663人)。其中:
學(xué)校在編員工518人;全民合同制員工121人;集體所有制進(jìn)校服務(wù)員工64人(代管集體所有制企業(yè)663人除外);其他聘用員工2029人。
(二)社會(huì)保險(xiǎn)及最低工資標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況
后勤集團(tuán)聘用員工2029人中,未投保人數(shù)為1800人,占聘用員工人數(shù)的89%;有350人的工資標(biāo)準(zhǔn)未達(dá)到哈爾濱市最低工資標(biāo)準(zhǔn)線。
根據(jù)《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定,將社會(huì)保險(xiǎn)列為勞動(dòng)合同條款,并規(guī)定工資不得低于當(dāng)?shù)匾?guī)定的最低工資標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)測(cè)算,每年后勤集團(tuán)需多增加社會(huì)保險(xiǎn)支出782萬元(尚不含住房公積金);另外,350人未達(dá)到哈市最低工資標(biāo)準(zhǔn)650元的,每年后勤集團(tuán)需多增加最低工資補(bǔ)差近130萬元。兩項(xiàng)合計(jì),每年需多增加支出912萬元。
(三)實(shí)行《勞動(dòng)合同法》后給我們帶來新的問題
實(shí)行《勞動(dòng)合同法》后主要給我們帶來兩大核心問題:一是用工成本將大大增加;二是用工機(jī)制的活力將被大大降低。
在用工成本方面,嚴(yán)格按照法律法規(guī)執(zhí)行,如上所述,社會(huì)保險(xiǎn)每年增加782萬元,最低工資補(bǔ)差每年增加130萬元,另外,還需支付大量的加班費(fèi),我們有近1100人的崗位,每天工作超時(shí)在4小時(shí)以上,并且基本沒有休息日,經(jīng)粗略測(cè)算,嚴(yán)格執(zhí)行加班工資,每年需增加支付加班費(fèi)1800萬元。
社會(huì)保險(xiǎn)(尚不含住房公積金)、最低工資補(bǔ)差和加班工資三項(xiàng)加起來每年需要多支付用工成本至少2700萬元。另外,解除合同和終止合同也還需要支付一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金,可見用工成本大大增加。
當(dāng)然,以上所增加的用工成本,按照過去規(guī)定也是需要支付的,但實(shí)際上,各用工單位并未嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行,尤其我們東北等欠發(fā)達(dá)地區(qū)更是普遍現(xiàn)象,實(shí)行《勞動(dòng)合同法》后,這些將是不可回避的問題。
在用工機(jī)制方面,一是《勞動(dòng)合同法》明確規(guī)定,連續(xù)工作滿十年或連續(xù)簽訂兩次固定期限勞動(dòng)合同續(xù)簽勞動(dòng)合同的,要續(xù)簽為無固定期限勞動(dòng)合同;二是今后不可隨意辭退或解除員工勞動(dòng)關(guān)系,這些規(guī)定,都將使用工單位的用工活力大大降低。
(四)我們的做法
《勞動(dòng)合同法》自07年頒布以后,我校后勤集團(tuán)就在研究如何執(zhí)行這部法律,參加了多次全國(guó)的研討會(huì),自身也組織了多次研討,在貫徹《勞動(dòng)合同法》上,我們主要做了如下一些工作。
一是組織學(xué)習(xí)、研討、領(lǐng)會(huì)《勞動(dòng)合同法》,使各級(jí)干部對(duì)《勞動(dòng)合同法》有足夠的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)法律意識(shí)。
二是對(duì)后勤集團(tuán)的所有聘用人員進(jìn)行摸底調(diào)查,整頓隊(duì)伍。
三是在08年1月底之前對(duì)所有聘用人員進(jìn)行重新簽訂勞動(dòng)合同。為了規(guī)避因加班工資方面引起的勞動(dòng)糾紛,我們?cè)诤炗唲趧?dòng)合同時(shí),對(duì)合同中約定的工資做了適當(dāng)下調(diào),高出部分適當(dāng)列為加班工資。
六、做好高校后勤工作的建議
當(dāng)前高校后勤工作面臨兩大困難,一是物價(jià)上漲對(duì)食堂的壓力;二是落實(shí)《勞動(dòng)合同法》增加的用工成本。因此,建議國(guó)家增加對(duì)高校的經(jīng)費(fèi)投入,或出臺(tái)相應(yīng)的政策,以解決高校后勤工作的困難。
(一)建立伙食專項(xiàng)補(bǔ)貼基金,對(duì)高校食堂進(jìn)行補(bǔ)貼,或出臺(tái)相應(yīng)的保護(hù)措施,穩(wěn)定食堂的價(jià)格。
(二)國(guó)家或政府應(yīng)撥付專項(xiàng)資金,保證《勞動(dòng)合同法》的順利實(shí)施。
(三)建議各地勞動(dòng)部門制定適合高校后勤特點(diǎn)的相關(guān)政策。
哈爾濱市實(shí)行了靈活就業(yè)人員的社會(huì)保險(xiǎn)辦法,在繳納比例上有很大的優(yōu)惠。如果高校用工能夠享受類似政策,保險(xiǎn)費(fèi)的支出將會(huì)減少很多。另外,在用工工時(shí)制上,有些崗位應(yīng)允許實(shí)行不定時(shí)工時(shí)制或綜合工時(shí)制。
七、結(jié)束語(yǔ)
高校后勤工作有其特殊性,近十年的高校后勤社會(huì)化改革走到了艱難時(shí)期,如何走出困境,需要高校后勤人共同努力,在實(shí)踐中不斷探索,為我國(guó)高等教育的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
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