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探討高效能門禁管理系統設計 降低維運成本

文章出處:http://www.nyfzw.net 作者: 人氣: 發表時間:2013年02月17日

[文章內容簡介]:門禁原始需求雖然簡單,但是要精確達到有權限人員可以無礙進出,無權限人員無法進出這個需求,到底需要付出多大的成本?在付出認為的成本后,門禁安全等級又提升了多少?本文將從降低門禁系統維運成本角度,來探討一個高效能門禁管理系統到底需要哪些功能。

  摘要:門禁原始需求雖然簡單,但是要精確達到有權限人員可以無礙進出,無權限人員無法進出這個需求,到底需要付出多大的成本?在付出認為的成本后,門禁安全等級又提升了多少? 本文將從降低門禁系統維運成本角度,來探討一個高效能門禁管理系統到底需要哪些功能。

  與各信息系統自動化鏈接

  門禁系統的總成本,可分為采購成本與維運成本。采購成本為一次性費用,是企業采購門禁系統的實際價格,此成本明確。而維運成本則為長期性不間斷的費用,也就是企業為了門禁系統持續運作所投入的人力與物力,這對于長期使用門禁的企業而言,經年累月維運成本的累積,會是最大的負擔。

  一般門禁管理系統的維運成本十分昂貴,需要花費很多人力且數據錯誤百出,門禁安全性極低,產出效果十分有限。

  因此,門禁管理系統若能與HR系統、簽核系統、考勤系統、企業入口網站等連結(如圖一),方可發揮門禁管理系統的最大效益,并降低維運成本。

  而系統之間的鏈接,又以「自動化」為唯一的選擇。系統自動化可降低人為操作,一來減少人員操作成本,二來降低人員操作的錯誤。以下將分述降低維運成本最重要的方法。

  與HR系統的自動化鏈接

  當企業有新進人員到職時,人事管理員會將新進員工的人事數據,如:工號、姓名、卡號、部門、職稱、性別等,輸入HR系統。此時,門禁系統應依照新進員工的部門、職稱、性別等數據,自動且實時于到職日,依權限規則開通,讓該員可依權限進出自己的部門及公共區域,也可持卡做考勤刷卡及用餐刷卡。反之,當人事管理員在HR系統中標注此人員離職時,門禁系統應該自動于離職日關閉該離職員工的所有門禁、考勤及用餐權限。

  與簽核系統的自動化鏈接

  當人員因為工作需要額外開通某些出入口權限時,會使用企業的門禁申請簽核流程,該流程可能是電子簽核流程。當門禁權限被核可后,門禁系統應該自動且實時開通該員申請的出入口權限。

  與考勤系統的自動化鏈接

  刷卡除了作為門禁管制外,一般也作為考勤上下班的打卡依據。傳統上是利用文本文件將考勤刷卡數據以批次方式匯入考勤系統。但此種方法,無法讓管理人員實時掌握員工的出缺勤狀態,無法做到實時管理的效率要求。門禁管理系統應該將考勤刷卡數據實時寫入考勤系統中。

  與企業入口網站的自動化連結

  企業內部入口(Por tal)網站,是整合企業內常用的網絡資源。入口網站可以顯示員工最近考勤及用餐刷卡記錄,因為實時搜尋刷卡資料,員工便可以在第一時間做自我考勤管理或反應考勤異常,完全無需人事管理者手動通知。

  而在高安全區域出入口,員工個人進出密碼可透過企業入口網站,讓員工設定自己的門禁密碼,進而啟用刷卡+密碼的雙重驗證功能。以上與各系統的自動化鏈接,皆是做到既可精準管制人員門禁權限,又能降低管理成本的有效方法。

  學會建立穩定的系統

  再者,擁有一套穩定的系統,較不容易發生異常,異常處理成本也會較低。因此,系統必須具有哪些

  功能,才可以提供穩定的系統呢?以下提供可評估的方法。

  系統自我健康管理

  門禁系統是由門禁控制器、線路及管理系統組合的7 × 24系統。門禁管理系統應隨時監視門禁控制器及線路的健康情形,當門禁控制器斷線、故障或是刷卡數據異常時,管理系統應該自動實時的通知管理人員處理,并留下事件記錄。同時,對于門禁系統的錯誤,應提供事件記錄,以利維護人員做診斷異常。

  線路質量的容錯設計

  線材、干擾、布線均影響著門禁管理系統與門禁控制器之間的通訊。當線路質量十分惡劣時,管理系統與控制器之間的通訊中斷,自然由人員維修線路。但當線路品質不良,線路斷斷續續時,管理系統還能正常運作,就考驗著門禁系統線路品質的容錯能力。

  線路質量不良, 導致人員權限數據下載到控制器失敗,管理系統應有自動重新下載機制,以保持門禁控制器中的人員權限正確。管理系統應隨時偵測門禁控制器聯機狀態,當門禁控制器聯機恢復時,自動接續收集刷卡資料,無需人為介入操作。同時,管理系統不應因控制器斷線產生效率不彰的情形。

  刷卡數據二階段提交的接收機制

  刷卡數據從刷卡到管理系統經歷過感應讀頭、門禁控制器、線路、最后才到管理系統,任何一個環節閃失都會造成刷卡數據的遺失。門禁系統與控制器之間的刷卡數據接收,應該當管理系統確實將刷卡資料儲存到數據庫后,再下指令將刷卡數據從門禁控制器中移除。

  另外, 可能因門禁控制器的問題,在控制器內存中有些刷卡資料已經毀損,此時,管理系統收到這些毀損的刷卡數據,應將此類刷卡記錄另外存盤,而非丟棄忽略。丟棄忽略毀損的刷卡數據,也有可能造成刷卡數據丟包的問題。

  有權卻無法進出的自動修復機制

  當門禁持卡人發生刷卡無法進出的異常,接著就是找總務人員處理及發牢騷的時間。

  穩定的系統應可自行排除此問題,以減輕總務人員的負擔,降低維運成本。

  選購高容量系統

  最后,隨著企業規模不斷擴大,門禁管理系統規模也會不斷成長。而系統越復雜,越不容易穩定。門禁管理系統對維運成本的影響,也會隨著系統復雜度提高而成倍數成長。

  企業在選擇門禁管理系統時,應至少考慮未來5年企業成長的需求,選擇高容量的系統。以下提出3點建議:

  評估系統的效率好壞

  門禁管理系統的程序架構及設計,影響著門禁效能。雖然我們無法看到程序代碼,但藉由CPU使用率、硬盤使用率、數據庫使用率的高低,還是可以評估出門禁系統的效率好壞。

  同一功能, 同樣門數、持卡人數、管理者數,系統使用的CPU及硬碟使用率,大致反映出系統效率。低效率管理系統,需要較高的硬體規格方可達到相同執行速度。同時,低效率管理系統會讓硬件保持高使用率,容易讓硬設備毀損,尤其是硬盤的傷害。

  支持原生64位系統

  64位操作系統搭配原生支持64位的門禁管理系統,可以使用超過4G的內存,管理系統可支持的門禁控制器數量將大為提升。同時,64位的數據庫系統效能也遠高于32位數據庫系統。

  系統的使用實績

  門禁管理系統的容量限制, 很難從規格或操作接口上得知。若想知道數據是在多少門或是多少臺門禁控制器下,該管理系統依然可以穩定的運作,可能要從管理系統的實際使用案例中,去推估其容量限制。若考慮容量因素時,系統實際使用案例的參考就十分重要。

  門禁管理高效能很重要

  由于信息技術、硬件技術、用戶規模、商業模式的改變,讓門禁功能有了新的定義。本文只是先初步提出門禁管理系統應具備的功能,希望降低門禁管理系統的維運成本,藉以建構出高效能的門禁管理系統功能,讓門禁管理可以被妥善應用。未來在實務操作時,建議工程商還必須將個別企業對門禁功能需求的差異考慮進去,以便為客戶提供更細致的功能設計。

本文關鍵詞:門禁系統,門禁管理,門禁,門禁控制器
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